毎月25日ごろ配信のARIA Solutionのメールマガジンから、人事労務関係についてわかりやすくお伝えするコーナー「【劇団ARIA】西野さん教えて!」をこちらのサイトでも紹介します。
2023年1月27日配信のメルマガから~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
◆【劇団ARIA】西野さん教えて!
このコーナーでは、社会保険労務士の西野さんに、人事労務の初心者「カッパちゃん」が質問をしていく形で、手続き業務のワンポイントや仕事のコツをお伝えしていきます。
今回は、
“最新版の届出書を使うことで、手間を減らして業務改善へ”
というお話です。
まずはこんなやりとりから。
↓↓
西野さん(以下、西)「カッパちゃん、ひとつお願いがあるの」
カッパちゃん(以下、カ)「なぁに? 西野さん」
西「今度から届出書を出す時は最新版を使ってほしいの」
カ「うん。いいけど……。 なんで最新版じゃなきゃダメなの? 今までの届出書も使えるでしょ? 新しい届出書があるのは知っていたけど、つい忘れちゃうんだよね」
西「う~ん、そうなのよね。忘れちゃうよね。 でもね、最新版を作ったのは理由があるのよ」
カ「へ~、そうなの?」
西「今までの届出書には、不足している項目があったの。
そのために、お客様が私に確認の電話やメールをする必要があって、よけいな時間をお取りしていたのよね。
カッパちゃんも、この前私に聞いたでしょ?」
カ「あ、そうだね。 あの時は、登録してある名字の変更だったから、旧姓や新しい名字をどこに書くのかわからなかったし、そもそも新旧どちらの名字で届出書を出したらいいのかもわからなかったんだよ」
西「届出書に最初から旧姓を書く欄があったら、そんなふうに問い合わせしなくても大丈夫でしょう?」
カ「確かに」
西「逆に、私から提出した人へ問い合わせすることもあるのだけど、そのたびに、その人の仕事を中断させてしまうことになるのよね」
カ「そうだねぇ。ボクもそういう時あるよ」
西「……ごめんなさいね。 〈集中力の回復には23分かかる〉という研究結果もあるから、なるべく仕事を中断させない方がいいのよね。
電話で直接話した方がよい内容だったら、もちろん電話がいいのだけど、書類に書けば済むことなら、初めから書いてもらうようにしておけばいいよね。
……ということで、届出書を改善したの」
カ「なるほど~」
西「ちょっとしたことだけど、改善することで、手間を省いて時間を効率よく使うことができるならいいよね」
カ「うんうん。だから最新版を使ってね、っていうことなんだね」
西「そうなんです! よろしくお願いね」
カッパちゃん、次は忘れずに新しい届出書を使ってくれるかな?
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今回は「新しいフォーマットを使いましょう!」というお話でしたが、【劇団ARIA】では、カッパちゃんがわからないことを社会保険労務士の西野さんに聞いていきます。
カッパちゃんと一緒に、人事労務について学んでいきましょう♪
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